Cómo reclamar una factura impagada siendo autónomo

Una factura sin cobrar no tiene por qué acabar en los juzgados. Con los plazos bien calculados, las pruebas ordenadas y una propuesta de pago razonable, la mayoría de impagos entre autónomos y empresas se cierran de forma amistosa. Aquí tienes la ruta completa para reclamar lo tuyo, ponerlo por escrito y cobrar.

En resumen

Si eres autónomo y un cliente no te paga, lo primero es comprobar desde cuándo está en retraso. Cuando el contrato no fija fecha, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad establece un plazo de pago de treinta días naturales desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio. A partir de ahí puedes reclamar el principal, los intereses de demora y una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro. La vía amistosa consiste en documentar bien la deuda, comunicar el importe exacto, escuchar al cliente y cerrar un acuerdo de pago firmado con fechas concretas.

• Plazo general de pago: treinta días naturales si no hay fecha pactada.
• El proveedor debe enviar la factura antes de quince días naturales desde la entrega.
• Por pacto, el plazo nunca puede superar los 60 días naturales.
• Los 40 euros de costes de cobro se añaden sin necesidad de petición expresa.
• Las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años.

1. Fija las fechas. Entrega o prestación, emisión de la factura y recepción por el cliente. Con esas tres fechas sabes desde cuándo hay retraso.

2. Calcula el importe completo. Principal, interés de demora y los 40 euros de costes de cobro que se añaden sin necesidad de petición expresa.

3. Comunica por escrito. Desglose claro, fecha de vencimiento y fecha límite para el abono, por un medio que deje constancia.

4. Negocia y acuerda. Identifica la causa real del impago y propón un calendario que el cliente pueda cumplir.

5. Firma y haz seguimiento. Documento con importes, fechas y consecuencias del incumplimiento. Revisa cada vencimiento el mismo día.

¿Qué es exactamente una factura impagada?

No toda factura pendiente es una factura impagada. Para que haya impago tiene que haber vencido el plazo de pago. Y ese plazo depende de lo que hayáis acordado.

El artículo 4 de la Ley 3/2004 lo ordena así. Si en el contrato no se fijó fecha ni plazo de pago, el deudor dispone de treinta días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o de la prestación de los servicios. Ese cómputo corre aunque la factura se hubiera recibido antes.

La misma norma impone una obligación al proveedor: hacer llegar la factura o solicitud de pago equivalente al cliente antes de que se cumplan quince días naturales desde la recepción efectiva de la mercancía o desde la prestación del servicio. Es decir, el autónomo también tiene su propio calendario que cumplir, y conviene poder demostrar que lo cumpliste.

Cuando el contrato sí fija un plazo de pago, la recepción de la factura por medios electrónicos produce los efectos de inicio del cómputo, siempre que estén garantizadas la identidad y autenticidad del firmante, la integridad de la factura y la recepción por el interesado. Dicho de otro modo: el correo con la factura electrónica bien emitida marca el punto de partida.

Hay dos matices que generan muchos malentendidos entre profesionales y clientes. El primero es el procedimiento de aceptación o comprobación: si legalmente o en el contrato se ha previsto que debe verificarse la conformidad de los bienes o servicios, esa verificación no puede durar más de treinta días naturales desde la recepción, y el plazo de pago será de treinta días después de la aceptación o verificación. El segundo es la ampliación por pacto: las partes pueden ampliar los plazos, pero en ningún caso se puede acordar un plazo superior a 60 días naturales.

También existe la factura resumen periódica. Se pueden agrupar facturas en un período no superior a quince días, siempre que se tome como fecha de inicio del cómputo la correspondiente a la mitad del período y el plazo de pago no supere los sesenta días naturales desde esa fecha.

SituaciónPlazo que fija la Ley 3/2004Sin fecha ni plazo pactado en el contrato30 días naturales desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicioEnvío de la factura por el proveedorAntes de 15 días naturales desde la recepción efectiva de la mercancía o la prestación del servicioCon procedimiento de aceptación o comprobaciónLa verificación no puede exceder de 30 días naturales desde la recepción; el pago, 30 días tras la aceptación o verificaciónAmpliación por pacto entre las partesNunca superior a 60 días naturalesFactura resumen periódica o agrupación de facturasPeríodo de agrupación no superior a 15 días; el pago no puede superar 60 días naturales desde la mitad del período

A quién le sirve esta guía y en qué conflictos encaja

El escenario típico es el de un profesional que trabaja por proyectos o por horas y que, al terminar, se encuentra con silencio. Pero el impago entre autónomos tiene muchas caras, y la estrategia cambia según el caso.

Encaja bien cuando el servicio está entregado y aceptado, la relación comercial lleva tiempo funcionando y el cliente simplemente ha dejado de pagar, por desorden administrativo o por falta de tesorería. Aquí la conversación suele bastar, y lo que falta es un acuerdo con fechas y un documento firmado.

También encaja cuando hay una discrepancia parcial. El cliente reconoce una parte del trabajo y discute otra. En ese caso se puede cerrar el cobro inmediato de la parte no discutida y abrir una negociación separada sobre el resto, sin bloquear todo el importe.

Encaja cuando el cliente alega que la factura llegó tarde o mal. Aquí es donde el calendario del artículo 4 se vuelve decisivo: saber qué día se entregó, qué día se emitió la factura y qué día se recibió permite responder con datos y no con impresiones.

Funciona peor, y conviene saberlo desde el principio, cuando el cliente niega por completo la deuda, cuando ha desaparecido o cuando hay indicios serios de insolvencia. En esos supuestos la vía amistosa sigue siendo útil para dejar constancia del intento, pero hay que valorar pronto las alternativas.

Qué puedes reclamar además del importe de la factura

Muchos autónomos reclaman solo el principal y renuncian, sin saberlo, a conceptos que la ley les reconoce.

El primero es el interés de demora. Según el artículo 7 de la Ley 3/2004, el interés que debe pagar el deudor será el que resulte del contrato y, si no hay pacto, el tipo legal. Ese tipo legal es la suma del tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo a su más reciente operación principal de financiación efectuada antes del primer día del semestre natural de que se trate, más ocho puntos porcentuales. El tipo así determinado se aplica durante los seis meses siguientes a su fijación, y el Ministerio de Economía y Hacienda lo publica semestralmente en el Boletín Oficial del Estado. Por eso conviene consultar el tipo vigente del semestre antes de enviar ningún cálculo al cliente.

El segundo es la indemnización por costes de cobro del artículo 8. Cuando el deudor incurre en mora, el acreedor tiene derecho a cobrar una cantidad fija de 40 euros, que se añade en todo caso y sin necesidad de petición expresa a la deuda principal. Además, se puede reclamar una indemnización por todos los costes de cobro debidamente acreditados que superen esa cantidad. La propia norma marca el límite: el deudor no está obligado a pagar esa indemnización cuando no sea responsable del retraso en el pago.

Incluir estos conceptos en tu comunicación no es agresivo, es informativo. Cambia la conversación: ya no discutís si pagar, sino cuándo, porque el coste de esperar deja de ser cero para el cliente.

Hasta cuándo puedes reclamar

El tiempo juega en contra del que no reclama. El Código Civil establece en su artículo 1964 que las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación. En las obligaciones continuadas de hacer o no hacer, el plazo comienza cada vez que se incumplan.

Esto significa que el cómputo no arranca el día que emitiste la factura, sino el día en que el pago ya podía exigirse, es decir, cuando venció el plazo correspondiente. Por eso llevar fechas precisas no es una manía administrativa: determina si tu reclamación sigue viva.

Plazo

Las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación, según el artículo 1964 del Código Civil. Si dejas pasar ese plazo sin reclamar, pierdes la posibilidad de exigir el cobro.

Qué ocurre si la negociación no prospera

Cerrar un acuerdo es casi siempre más rápido y más barato que no cerrarlo. Pero conviene saber qué hay al otro lado, porque conocerlo mejora tu posición negociadora y te permite explicarle al cliente, sin amenazas, cuál es el escenario alternativo.

La Ley de Enjuiciamiento Civil regula en su artículo 812 los casos en que procede el proceso monitorio. Puede acudir a él quien pretenda de otro el pago de una deuda dineraria de cualquier importe, líquida, determinada, vencida y exigible, cuando la deuda se acredite mediante documentos firmados por el deudor o con su sello, impronta o marca, o bien mediante facturas, albaranes de entrega, certificaciones, telegramas, telefax u otros documentos que, aun creados unilateralmente por el acreedor, sean de los que habitualmente documentan los créditos y deudas en relaciones de esa clase.

El artículo 815 añade una pieza que conviene tener en mente al negociar: admitida la petición, se requiere al deudor para que en el plazo de veinte días pague al peticionario acreditándolo ante el tribunal, o comparezca y alegue de forma fundada y motivada, por escrito, las razones por las que entiende que no debe la cantidad reclamada.

Esta guía no entra en ese terreno. Su objetivo es que no tengas que llegar a él, y que si llegas lo hagas con la documentación ya ordenada.

Paso a paso

1. Confirma que la deuda está vencida y es exigible

Antes de escribir nada, fija tres fechas: el día de entrega de la mercancía o de prestación del servicio, el día de emisión de la factura y el día en que el cliente la recibió. Con esas tres fechas puedes decir con precisión desde cuándo hay retraso.

Si el contrato no fijaba fecha ni plazo, cuenta treinta días naturales desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio. Si había pacto, aplica el pacto, recordando que no puede superar los 60 días naturales. Y si existía un procedimiento de aceptación o comprobación, cuenta treinta días naturales desde la aceptación o verificación.

2. Reúne los documentos que acreditan el trabajo

La fuerza de una reclamación amistosa es casi siempre documental. Recupera el presupuesto aceptado, el contrato o el correo de encargo, los albaranes de entrega, los partes de trabajo, las entregas parciales y los mensajes en los que el cliente da el visto bueno.

No se trata de preparar un expediente para nadie más: se trata de que, cuando el cliente diga que no recuerda haber aprobado algo, puedas adjuntar el mensaje exacto en treinta segundos.

3. Calcula el importe real de la deuda

Suma el principal pendiente, el interés de demora y los 40 euros de costes de cobro que se añaden en todo caso y sin necesidad de petición expresa cuando el deudor incurre en mora.

Para el interés, revisa primero si el contrato pactó un tipo. Si no lo hizo, aplica el tipo legal del semestre correspondiente, que el Ministerio publica semestralmente en el Boletín Oficial del Estado. Si has soportado costes de cobro acreditados por encima de los 40 euros, guarda sus justificantes.

4. Envía una comunicación escrita con fecha límite

Un primer aviso cordial pero concreto resuelve más impagos que diez llamadas. Incluye el número y fecha de la factura, el concepto, el importe desglosado, la fecha en que venció el plazo de pago y una fecha límite clara para el abono.

Evita el tono acusatorio. Lo que buscas es una respuesta, no una pelea. Envíalo por un medio que te deje constancia de la fecha de envío y, si es posible, de la recepción.

5. Habla con el cliente y averigua la causa real

Casi todos los impagos tienen una de tres causas: desorden interno, discrepancia sobre el trabajo o falta de liquidez. La solución es distinta en cada caso, así que la llamada no es un trámite, es diagnóstico.

Si es desorden, pide el contacto directo de administración y la referencia interna del pedido. Si hay discrepancia, concreta qué parte se discute y separa lo pacífico de lo controvertido. Si hay falta de liquidez, pregunta qué calendario podría cumplir de verdad.

6. Formula una propuesta de acuerdo realista

Una propuesta que el cliente no puede cumplir no es un acuerdo, es un segundo impago aplazado. Plantea opciones: pago íntegro inmediato, pago en dos o tres tramos con fechas cerradas, o abono inmediato de la parte no discutida mientras se resuelve el resto.

Puedes usar los intereses y los costes de cobro como margen de negociación, pero hazlo de forma consciente y por escrito, indicando qué conceptos se mantienen y cuáles se condonan si se cumple el calendario.

7. Pon el acuerdo por escrito y fírmalo

Un acuerdo verbal se evapora. Redacta un documento breve que identifique a las partes, la factura o facturas afectadas, el importe total reconocido, el calendario de pagos con fechas e importes exactos, la cuenta de abono y qué ocurre si se incumple un vencimiento.

Que el cliente firme un documento en el que reconoce la deuda tiene un valor práctico evidente: ya no se discute si debe, solo cuándo paga.

8. Haz seguimiento de cada vencimiento

Marca en tu calendario cada fecha de pago pactada y comprueba el abono el mismo día. Si un tramo falla, reacciona en cuarenta y ocho horas con un recordatorio escrito que recuerde el acuerdo firmado.

Vigila también el plazo de prescripción de cinco años desde que pudo exigirse el cumplimiento. Dejar un expediente dormido es la única forma segura de perderlo.

Qué conservar como prueba

La diferencia entre una reclamación que se cobra y otra que se enquista casi nunca está en el tono. Está en lo que puedes demostrar y en la rapidez con la que lo encuentras.

Conserva todo el rastro de la operación desde el primer contacto. No solo la factura: también lo que explica por qué esa factura existe y cuándo empezó a correr el plazo. Si un día el asunto deja de ser amistoso, ese material será exactamente el mismo que se necesita, porque el artículo 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil se apoya precisamente en documentos firmados por el deudor o en facturas, albaranes de entrega y certificaciones que habitualmente documentan este tipo de relaciones.

Guarda los archivos en una carpeta por cliente y por factura, con los nombres fechados. Y anota en un registro simple cada gestión que haces: fecha, canal, con quién hablaste y qué se dijo. Ese historial es el que permite sostener una negociación sin repetirte ni contradecirte.

Documentación que conviene conservar de cada operación

• Presupuesto aceptado o correo de encargo con fecha
• Contrato o condiciones pactadas, en especial el plazo de pago acordado
• Albaranes de entrega y partes de trabajo firmados o sellados
• Factura emitida y prueba del envío y recepción por el cliente
• Mensajes en los que el cliente valida el trabajo o reconoce la deuda
• Justificantes de los costes de cobro soportados por encima de los 40 euros
• Registro de gestiones: fecha, canal, interlocutor y contenido

Cuándo consultar a un abogado

La vía amistosa cubre la mayoría de los impagos, pero no todos. Conviene buscar apoyo profesional cuando el cliente niega la deuda de forma motivada y no solo se retrasa, cuando aparecen señales de insolvencia, cuando el importe compromete la viabilidad de tu actividad o cuando el plazo de prescripción de cinco años está cerca de agotarse. También cuando recibes un escrito de oposición y ya no estás ante una negociación, sino ante un procedimiento en marcha con plazos propios, como el requerimiento de veinte días del artículo 815 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.

En esos supuestos, el enfoque deja de ser negociador y pasa a ser procesal. Antes de dar el paso a una reclamación judicial de facturas impagadas conviene contar con un análisis previo de la documentación y del plazo disponible.

Preguntas frecuentes

¿Desde cuándo se considera que mi cliente está en retraso?

Si en el contrato no se fijó fecha ni plazo de pago, la Ley 3/2004 establece un plazo de treinta días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o de la prestación de los servicios, incluso aunque el cliente hubiera recibido la factura antes. Si hubo pacto, se aplica el plazo pactado, que nunca puede superar los 60 días naturales.

¿Puedo cobrar algo más que el importe de la factura?

Sí. Cuando el deudor incurre en mora, el acreedor tiene derecho a una cantidad fija de 40 euros que se añade en todo caso y sin necesidad de petición expresa a la deuda principal. Además puede reclamar una indemnización por los costes de cobro debidamente acreditados que superen esa cantidad, y los intereses de demora correspondientes.

¿Cómo se calcula el interés de demora si no pactamos nada?

Se aplica el tipo legal: la suma del tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo a su más reciente operación principal de financiación efectuada antes del primer día del semestre natural de que se trate, más ocho puntos porcentuales. Ese tipo se aplica durante los seis meses siguientes a su fijación y el Ministerio de Economía y Hacienda lo publica semestralmente en el Boletín Oficial del Estado.

¿Hasta cuándo puedo reclamar una factura antigua?

El artículo 1964 del Código Civil establece que las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación. El cómputo arranca cuando el pago ya era exigible, no necesariamente el día de emisión de la factura.

¿Tengo un plazo para enviar la factura a mi cliente?

Sí. La Ley 3/2004 obliga a los proveedores a hacer llegar la factura o solicitud de pago equivalente a sus clientes antes de que se cumplan quince días naturales a contar desde la fecha de recepción efectiva de las mercancías o de la prestación de los servicios.

¿Sirve una factura emitida solo por mí para acreditar la deuda?

El artículo 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil contempla expresamente las facturas, albaranes de entrega, certificaciones y otros documentos que, aun creados unilateralmente por el acreedor, sean de los que habitualmente documentan los créditos y deudas en relaciones de la clase existente entre acreedor y deudor.

¿Qué debe incluir un acuerdo de pago para que sea útil?

La identificación de las partes, la factura o facturas afectadas, el importe total reconocido, un calendario con fechas e importes exactos, la cuenta de abono y las consecuencias del incumplimiento de cualquier vencimiento. Firmado por ambas partes y con copia para cada una.

¿Y si mi cliente reconoce una parte de la factura y discute el resto?

Conviene separar ambos bloques. Se puede cerrar el cobro inmediato de la parte no discutida mediante un acuerdo escrito y abrir una negociación específica sobre el importe controvertido, en lugar de bloquear el cobro completo.